Наиболее привычный для нас вид информационного моделирования — словесное описание, то есть описание на естественном (разговорном) языке. Чаще всего такое описание называют текстом (в узком смысле слова).

Текст книги, текст выступления, пояснительный текст, текст задачи — это некоторые языковые конструкции, состоящие из элементарных знаков языка (к элементарным знакам языка относятся его алфавит и словарь). Но не всякий набор знаков можно назвать текстом. В семиотике и лингвистике существуют строгие определения понятия текста. Для нас важно, что текст передаёт некоторое содержание (осмыслен) и имеет определённую структуру.

Чаще всего мы встречаемся с неформализованными текстами, структура которых не является жёстко заданной.

Когда вы пишете личное письмо, вы соблюдаете минимальные требования формализации — правила орфографии и синтаксиса. В деловом письме вы уже позаботитесь о принятой форме обращения, соблюдении стиля, выделении красных строк и так далее.

В делопроизводстве приняты достаточно, строгие правила оформления документов, хотя содержание документов может быть самым разным. Есть и ещё более формализованные тексты, в которых определённые требования предъявляются и к содержанию.

Это пример формализации текстовой информации. Данный бланк можно рассматривать как информационную модель участника конференции. Конечно, можно было бы попросить участника самому написать основные сведения о себе в произвольной форме. Но, во-первых, ему бы пришлось затратить на это гораздо больше времени, а во-вторых, обработка этих сведений для получения общих статистических данных стала бы более трудоёмкой для организаторов конференции.

Формализованную информацию обрабатывать намного легче и быстрее.

Не забывайте, что любое тестирование — это всего лишь построение модели. Но объект гораздо богаче и многограннее, чем любая самая “точная” модель. Но модель, построенная, в частности, в результате некоторого тестирования, может помочь вам получить информацию, необходимую для разрешения стоящих перед вами проблем.

Большинство документов, встречающихся в сфере делопроизводства, имеют стандартную форму. Эта форма называется шаблоном документа. Обязательные данные, которые необходимо отразить в документе (в соответствии с требованиями делопроизводства) называются реквизитами. Отсутствие в документе установленных законодательством реквизитов лишает его так называемой “юридической силы”, то есть возможности использовать документ для той цели, для которой он предназначен.

Использование готовых форм (реквизитов, шаблонов) больше относятся к оформлению текста, во иногда необходимо формализовать содержание. Например, определения понятий и терминов в науке должны быть точными и однозначно понимаемыми, в юридической практике тоже очень важно однозначное понимание и толкование содержания документа. Пример — строго выверенный “сухой” язык конституции, законов, указов, договоров и пр.

Определения понятий строятся чаще всего по определённой форме: определяемое понятие раскрывается через ближайшее родовое понятие (чтобы очертить множество объектов, к которому относится данное понятие) и видовые отличия (чтобы отделить его от других объектов этого множества). Такая форма используется в большинстве научных определений.

Пример. Сравните различные определения чрезвычайной ситуации, используемые в юридической практике.

а) “Чрезвычайная ситуация — это обстановка на определённой территории, сложившаяся в результате аварии, опасного природного явления, катастрофы, стихийного или иного бедствия, которые могут повлечь или повлекли за собой человеческие жертвы, ущерб здоровью людей или окружающей природной среде, значительные материальные потери и нарушение жизнедеятельности людей” (Федеральный закон “О защите населения и территории от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера”, статья 1).

б) “Чрезвычайная ситуация — это нарушение нормальных условий жизни и деятельности людей на объекте или определённой территории (акватории), вызванные аварией, катастрофой, стихийными или экологическими бедствиями, эпидемией, эпизоотией, эпифитотией, применением возможным противником современных средств поражения и приведшие или могущие привести к людским и материальным потерям” (С. В. Степашин, В. Л. Шульц “Вопросы безопасности в системе государственного и муниципального управления Российской Федерации”. СпБ., 1994. С. 212).

Очевидно, что формализация достаточно широкого “содержания” реальной чрезвычайной ситуации может быть проведена различным образом, но такая формализация необходима, чтобы для каждой конкретной ситуации можно было сказать, является ли она чрезвычайной или нет, и выбрать верный план действий.

Следовательно, формализация содержания помогает cpaвнить по выделенным (формальным) признакам реальный объект с описанным в модели, и если они совпадают по этим признакам, то появляется основа для принятия необходимого в данной ситуации решения.

• облегчает и ускоряет процесс её обработки;
• позволяет получить количественные оценки;
• обеспечивает однозначность понимания текста;
• способствует лучшему восприятию сведений, содержащихся в тексте;
• помогает сравнить по формальным критериям ситуацию, описанную в тексте, с реальной и принять правильное решение.

Формализовать можно как оформление текста, так и его содержание.

Формализация оформления сводится к использованию бланков, формуляров, шаблонов заранее определённой и часто законодательно утверждённой стандартной формы.

Шаблон документа — стандартная форма документа, встречающегося в сфере делопроизводства.

Реквизитами документа называются обязательные данные, которые необходимо отразить в документе.

Целью формализации содержания текста является его однозначное понимание. Это очень важно в юридической практике, в научной и управленческой деятельности, например, при формулировании определений, составлении законов, договоров, приказов, распоряжений и т.п.

Классическое определение понятия строится по следующей форме: